Quelque soit le type d’événement organisé par l’entreprise (fête annuelle, soirée d’entreprise pour attirer de nouveaux investisseurs, etc.), il doit être une réussite. La restauration des convives est un élément important. Recourir à un traiteur spécialisé dans l’événementiel est une solution fortement conseillée.
Comment trouver un traiteur événementiel ?
Avant de partir à la recherche d’un traiteur événementiel, il faut définir certains points de l’organisation : budget alloué à l’événement, nombre de personnes attendues, type d’événement, type de cuisine, le lieu et la date. Les tarifs des traiteurs peuvent varier selon ces critères. Commencer par contacter plusieurs traiteurs afin d’obtenir des devis et faire jouer la concurrence. Prendre le temps de bien les étudier. Votre choix premier ira vers celui qui vous enverra des offres détaillées et s’adaptera le plus près à votre demande.
Comment sélectionner des traiteurs événementiels ?
Des traiteurs, il en existe beaucoup. Comment en choisir un parmi d’autres pour s’assurer d’une organisation evenement réussie ?
Un chef expérimenté et une équipe
L’expérience d’un chef ne se mesure pas uniquement au nombre d’événements organisés. Sa formation traiteur evenementiel peut déjà être un atout, mais cela n’est pas suffisant. Il faut également vérifier les références qu’il a fourni, contacter ses anciens clients pour avoir des témoignages. Se faire une idée précise de son expérience aidera à la décision.
Un événement réussi ne dépend pas que du chef. Son équipe joue également un rôle important dans son organisation et son déroulé. Se renseigner aussi sur le sous-chef et le personnel en cuisine est souhaitable.
Habitué au type lieu
Chaque traiteur n’a pas le même parcours ni la même expérience. Certains ont des affinités avec certains lieux plus qu’avec d’autres. Chaque endroit peut avoir ses propres restrictions ou normes d’installations, il faut donc s’assurer que le traiteur sera à l’aise dans le lieu choisi. La formation hotellerie qu’il a suivi lors de son apprentissage lui a appris à s’adapter et à gérer les différents lieux, mais rien ne vaut l’expérience sur terrain.
Réactivité et intérêt
Bien entendu que beaucoup de traiteurs vont prétendre être le meilleur, mais il est important qu’il soit réactif et ouvert aux suggestions. Un traiteur doit s’intéresser aux détails de l’événement : thème, objectif, budget et type d’invités. Cela paraît être un détail, mais c’est la marque d’intérêt que le traiteur porte à votre événement et le soucis qu’il a de répondre à vos besoins.
Capacité de gérer le type d’événement
Il existe plusieurs formes d’événements et types de services : barbecues, plats spécifiques pour une soirée à thème, services très protocolaires, etc. Chaque traiteur a sa spécialité, il est donc possible d’en trouver qui soit spécialisé dans ce qu’attend spécifiquement le client. Lors des échanges avec le traiteur, le client doit être clair sur ses attentes sous peine d’engager un traiteur qui ne correspond pas du tout à la demande.
Dégustations
Le meilleur moyen de s’assurer de la qualité de service d’un traiteur est la dégustation. La présentation des échantillons et leur goût vous donnera un aperçu de ce qui vous attend.
Signer un contrat avec le traiteur
Pour finaliser l’entente avec le traiteur, la signature d’un contrat est nécessaire. Elle permet de formaliser la coopération entre le client et le prestataire et récapitule tout ce qui a été discuté et entendu. Notamment, le contrat doit préciser :
Explication complète des services
- nombre d’invités ;
- type d’événement ;
- menu sélectionné par le client ;
- boissons qui seront proposées aux convives ;
- type de service offert ;
- matériel fourni : tables, chaises, assiettes, couverts, etc. ;
- services facturés en sus …
Clause d’annulation
Pour diverses raisons, l’événement peut être annulé, autant par le client que par le traiteur. Il faut ainsi prévoir une clause spécifiant les conditions d’annulation et les éventuelles pénalités y afférentes : remboursement des avances faites, proposition d’un autre traiteur, etc.
Même ce qui peut paraître insignifiant de premier abord doit être signifié dans le contrat pour éviter tout litige ultérieurement.
Les avantages de faire appel à un traiteur événementiel
Organiser un événement d’entreprise n’est pas facile. Le traiteur vous offrira des conseils et vous secondera dans votre organisation :
- gain de temps : le traiteur est un professionnel qui dispose du savoir-faire pour offrir un repas clé-en mains. Pendant qu’il se charge de l’organisation générale, le client pourra se consacrer à d’autres tâches telles que la liste des invités, la gestion des animations, etc. ;
- offrir un moment inoubliable : le traiteur saura assurer la qualité du repas pour que les invités soient satisfaits. Il saura adapter sa cuisine à vos attentes et vous proposera un menu répondant à vos envies ;
- conseils avisés : à la suite de vos différents échanges, le traiteur sera capable de vous conseiller sur la formule adaptée à votre événement. Qu’il s’agisse d’un cocktail, d’un buffet ou d’un repas servi à table, le traiteur saura vous guider dans votre organisation ;
- conseils en œnologie : lors de sa formation hotellerie, le traiteur aura appris à associer les mets, les vins et les boissons sans alcool. Il saura donner les meilleurs conseils tout en considérant vos besoins et votre budget afin de satisfaire vos invités.
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